Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho ích lợi của doanh nghiệp và bảo vệ các ích lợi đó.

- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp Thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành nghiên cứu thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần tham khảo khi chuẩn bị các bước làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện.

- Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, tỉnh thành trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp muốn thực hiện dò hỏi thị trường, hoặc truyền bá thương hiệu tới các thành thị ngoài thành phố đang đặt hội sở nên thành lập văn phòng đại diện.

I. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đúng quy định gồm:

Bản sao hợp thức Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
Bản sao chứng thực cá nhân hợp thức chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước/ hộ chiếu hoặc hộ khẩu gia đình thay chứng minh thư.
giấy tờ chứng minh những địa điểm là địa chỉ mà doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập.
Hợp đồng dịch vụ tham vấn đối với trường hợp doanh nghiệp dùng dịch vụ của các công ty tham vấn ( kèm theo giấy giới thiệu của công ty tham vấn).
Kinh nghiệm: Nếu bạn chưa có địa chỉ hợp pháp để thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện. Tham khảo ngay hình thức thuê văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí nhất hoặc tìm hiểu về văn phòng cho thuê để lựa chọn các hình thức thuê địa điểm văn phòng phù hợp nhất.

2. Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
*Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Nội dung của thông tin gồm: thông báo doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,mã số doanh nghiệp/ mã số thuế hoặc số Giấy chứng thực đăng ký kinh doanh, Thông tin của văn phòng đại diện bao gồm:

- Tên văn phòng đại diện dự định thành lập có thể bằng tiếng việt có dấu, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.
- Địa chỉ văn phòng đại diện ghi rõ các Thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/ xóm/ ấp/ thôn, xã/ phường/ thị trấn, quận/ huyện/ thị xã/ thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố. Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho ích doanh nghiệp cũng như bảo vệ ích đó.
- thông báo người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về chứng minh thư/ hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; Chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thông tin đăng ký thuế: Địa chỉ nhận thông tin thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về account ngân hàng, tài khoản kho bạc; thông báo các loại thuế phải nộp và nội dung hoạt động chính của văn phòng đại diện.
- Họ tên và chữ ký của người đại diện theo luật pháp của doanh nghiệp.

* Một số quyết định cấp thiết

- Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội cổ đông với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký đổi thay địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

* Biên bản họp hội đồng thành viên/ cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông tin thành lập văn phòng đại diện.

3. Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ hấp thụ hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, thu nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể đẻ đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.

- Nộp hồ sơ quan cổng thông báo đăng ký kinh doanh nhà nước: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua account được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.

4. Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hành theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở trên.
Bước 2: Nộp và hoàn thiện hồ sơ. Doanh nghiệp thực hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo các phương pháp:

+ Đăng ký trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tuyến trên Cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

+ Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định và đến nộp tại Phòng đăng ký kinh dinh.

Người đại diện của doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng đăng ký kinh dinh cấp tỉnh, đô thị nơi văn phòng đại diện hoạt động.
Lệ phí đăng ký kinh doanh là 100.000 VNĐ
Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp

Bước 3: Nhận kết quả

Phòng đăng ký sau khi thẩm tra tính hợp thức của hồ sơ sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Sau khoảng 3 ngày làm việc, hồ sơ hợp thức sẽ được thông qua, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận. Nếu hồ sơ không hợp thức, doanh nghiệp sẽ được nhận thông báo bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không dùng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy chứng thực thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
bây giờ nhiều chi Cục thuế vì các lý do khách quan vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện nên Quý khách hàng nên bàn bạc lại nội dung cơ sở pháp lý nêu trên với quản lý thuế để không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.

Trung tâm đăng ký kinh doanh Đà Nẵng cam kết giúp bạn hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách mau chóng nhất và hiệu quả nhất. Vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn vẫn còn thắc mắc về quy trình, thủ tục hay những giấy tờ cần chuẩn bị trước khi thành lập văn phòng đại diện.
Quý khách hàng có thể liên hệ yêu cầu chỉ dẫn thành lập Văn phòng đại diện công ty trở lên của Trung tâm đăng ký kinh doanh Đà Nẵng qua các thông báo sau:

– Hotline yêu cầu dịch vụ: 02363 608 979
– liên hệ ngoài giờ hành chính: 0905.430.439 (24/7)
– Địa chỉ: 8 Thái Thị Bôi – Phường Chính Gián – Quận Thanh Khê – tỉnh thành Đà Nẵng